City Council

(5) 24­1118 CIVIL RIGHTS, EQUITY, IMMIGRATION, AGING AND DISABILITY COMMITTEE REPORT relative to agreements with service providers through the Request for Proposals (RFP) procurement process for various services for seniors. Recommendations for Council action, SUBJECT TO THE APPROVAL OF THE MAYOR: 1.  AUTHORIZE the General Manager, Department of Aging (DOA), or designee to: a.  Approve the selection of various service providers through the RFP procurement process. b.  Execute agreements with the service providers as indicated in the table shown in the City Administrative Officer (CAO) report dated September 17, 2024, attached to the Council file, for a term of one year retroactively beginning July 1, 2024 through June 30, 2025, with the option to renew for up to three additional years, in one­year increments, subject to funding availability, in compliance with the City's contracting policies and the review and approval of the City Attorney as to form. c.  Extend the contract terms with Best Buy Health, Inc. (Agreement No. C­133739), from July 1, 2024 through October 31, 2024, for the Emergency Alert Response System (EARS) services and to allocate an amount not to exceed $57,266 on a prorated basis of grant funds to allow the transition of EARS services to the successful proposer. d.  Negotiate and execute a contract with Connect America.com LLC from November 1, 2024 through June 30, 2025 for the EARS services in an amount not to exceed $114,531 on a prorated basis of grant funds. - October 1, 2024 - c.  Extend the contract terms with Best Buy Health, Inc. (Agreement No. C­133739), from July 1, 2024 through October 31, 2024, for the Emergency Alert Response System (EARS) services and to allocate an amount not to exceed $57,266 on a prorated basis of grant funds to allow the transition of EARS services to the successful proposer. d.  Negotiate and execute a contract with Connect America.com LLC from November 1, 2024 through June 30, 2025 for the EARS services in an amount not to exceed $114,531 on a prorated basis of grant funds. 2.  AUTHORIZE the General Manger, DOA, or designee to prepare Controller instructions for any technical adjustments required to implement the above actions, subject to the approval of the CAO; and, AUTHORIZE the Controller to implement the instructions. 3.  INSTRUCT the DOA to report to Council in six months with an update on the progress of the contracts with the service providers stated in said CAO report. Fiscal Impact Statement: The CAO reports that there is no additional impact to the General Fund. Funding for the contracts is allocated through the Older Americans Act grant, Older Californians Act grant, the Community Development Block Grant, and the DOA 2024­25 Contractual Services Account. Financial Policies Statement: The CAO reports that the recommendations in said CAO report comply with the City's Financial Policies. Community Impact Statement: None submittedt TIME LIMIT FILE ­ NOVEMBER 16, 2024 (LAST DAY FOR COUNCIL ACTION ­ NOVEMBER 8, 2024)