City Council

(59) 24­1247 COMMUNICATION FROM THE CITY ADMINISTRATIVE OFFICER (CAO) relative to the Second Amendment to 15 contracts for pre­qualified on­call (PQOC) architectural and related professional services for the Public Buildings and Open Spaces Program. Recommendations for Council action: 1.  AUTHORIZE the Board of Public Works, on behalf of the Bureau of Engineering (BOE), to execute Amendment No. 2 to 15 contracts for PQOC architectural and related professional services for the Public Buildings and Open Spaces Program listed on the CAO report dated October 2, 2024, attached to the Council file. This amendment will extend the contract term from 10 years to 14 years, from the current expiration date to September 23, 2028, upon verification that the consultants comply with the insurance and contracting requirements. 2.  INSTRUCT the BOE to complete a Request for Qualification process to establish a new pre­qualified on­call consultants list for architectural and related professional services for the Public Building and Open Spaces Program no later than March 2025 to avoid the need for future amendments of the existing list. 3 INSTRUCT the BOE to submit a semi annual report on the utilization - October 15, 2024 - amendment will extend the contract term from 10 years to 14 years, from the current expiration date to September 23, 2028, upon verification that the consultants comply with the insurance and contracting requirements. 2.  INSTRUCT the BOE to complete a Request for Qualification process to establish a new pre­qualified on­call consultants list for architectural and related professional services for the Public Building and Open Spaces Program no later than March 2025 to avoid the need for future amendments of the existing list. 3.  INSTRUCT the BOE to submit a semi­annual report on the utilization of consultants to the CAO for review. The report should include, but not be limited to, the Task Orders solicited, consultants awarded, basis for using the rotation list, funds budgeted and expended, funding sources and accounts, completion dates for tasks, basis of compensation, and subcontractor outreach. 4.  INSTRUCT the BOE to include a ratification clause to ensure that any services rendered between the expiration of the Amendment No. 1 to the original contract and the execution of the amendment are legally recognized and compensated. 5.  INSTRUCT the BOE to include Standard Provisions for City Contracts (Rev. 6/24 [v.1]), includes as Attachment 1 of said CAO report. Fiscal Impact Statement: The CAO reports that proposed Second Amendments will have no direct impact on the General Fund. Funding will be provided on a project­by­project basis from various funding sources, subject to availability. The contracts include a Financial Liability Clause limiting the City's obligation to the amount approved by the Mayor and Council. Financial Policies Statement: The CAO reports that the actions recommended in said CAO report comply with the City’s Financial Policies, as project funding will be used to support project expenditures. Community Impact Statement: None submitted TIME LIMIT FILE ­ DECEMBER 8, 2024 (LAST DAY FOR COUNCIL ACTION ­ DECEMBER 6, 2024) (Public Works Committee waived consideration of the above matter)