City Council

(60) 24­1251 COMMUNICATION FROM THE CITY ADMINISTRATIVE OFFICER (CAO) - October 15, 2024 - TIME LIMIT FILE ­ DECEMBER 8, 2024 (LAST DAY FOR COUNCIL ACTION ­ DECEMBER 6, 2024) (Public Works Committee waived consideration of the above matter) (60) 24­1251 COMMUNICATION FROM THE CITY ADMINISTRATIVE OFFICER (CAO) relative to the First Amendment to the existing contracts for 26 pre­qualified on­call (PQOC) contracts for civil engineering and construction management­related services for the Street Improvement and Stormwater Program. Recommendations for Council action: 1.  AUTHORIZE the Board of Public Works, on behalf of the Bureau of Engineering (BOE), to execute Amendment No. 1 to the existing contracts for PQOC civil engineering and construction management­ related services under the Street Improvement and Stormwater Program, subject to a reassessment of the level of insurance coverage, as listed in the CAO report dated October 3, 2024, attached to the Council file. 2.  INSTRUCT the BOE to complete a Request for Qualification process to establish a new PQOC consultants list civil engineering and construction management­related services under the Street Improvement and Stormwater Program no later than March 2029 to avoid the need for future amendments of the existing list. 3.  INSTRUCT the BOE to submit a semi­annual report on the utilization of consultants to the CAO for review. The report should include, but not be limited to, the Task Orders solicited, consultants awarded, basis for using the rotation list, funds budgeted and expended, funding sources and accounts, completion dates for tasks, basis of compensation, and subcontractor outreach. 4.  INSTRUCT the BOE to include Standard Provisions for City Contracts (Rev. 6/24 [v.1]), included as Attachment 1 of said CAO report. Fiscal Impact Statement: The CAO reports that the contracts will have no direct General Fund impact, as funding will be provided on a project by project basis from various funds, including the General Fund, subject to the availability of funds. In addition, the contracts contain a Financial Liability Clause which limits the City’s financial obligation to the amount appropriated by the Mayor and Council. - October 15, 2024 - 4.  INSTRUCT the BOE to include Standard Provisions for City Contracts (Rev. 6/24 [v.1]), included as Attachment 1 of said CAO report. Fiscal Impact Statement: The CAO reports that the contracts will have no direct General Fund impact, as funding will be provided on a project by project basis from various funds, including the General Fund, subject to the availability of funds. In addition, the contracts contain a Financial Liability Clause which limits the City’s financial obligation to the amount appropriated by the Mayor and Council. Financial Policies Statement: The CAO reports that the actions recommended in said CAO report comply with the City’s Financial Policies. Community Impact Statement: None submitted TIME LIMIT FILE ­ DECEMBER 8, 2024 (LAST DAY FOR COUNCIL ACTION ­ DECEMBER 6, 2024) (Public Works Committee waived consideration of the above matter)