City Council

(9) 19­1347­S1 PLANNING AND LAND USE MANAGEMENT COMMITTEE REPORT relative to the execution of contract amendments with 15 on­call consultants for continued as­needed transportation consulting services. Recommendation for Council action: AUTHORIZE the Director of Planning, Department of City Planning, or designee, to: a.  Execute first contract amendments to extend the term for an additional 24 months through December 23, 2026 with the following 12 on­call consultants, to provide on­call transportation consulting services, in substantial conformance with the proposed contract amendment included as Attachment 3 of the City Administrative Officer (CAO) report dated July 26, 2024, attached to the Council file, as approved by the City Attorney: i.  Alta Planning and Design ii.  Arup North America, Ltd. iii.  CHS Consulting Group - October 15, 2024 - a.  Execute first contract amendments to extend the term for an additional 24 months through December 23, 2026 with the following 12 on­call consultants, to provide on­call transportation consulting services, in substantial conformance with the proposed contract amendment included as Attachment 3 of the City Administrative Officer (CAO) report dated July 26, 2024, attached to the Council file, as approved by the City Attorney: i.  Alta Planning and Design ii.  Arup North America, Ltd. iii.  CHS Consulting Group iv.  Fehr & Peers v.  Gibson Transportation Consulting, Inc. vi.  Gruen Associates vii.  Iteris, Inc. viii.  Kittelson & Associates, Inc. ix.  KOA Corporation x.  LSA Associates, Inc. xi.  Steer Davies Gleave xii.  Transpo Group b.  Execute first contract amendments to extend the term for an additional 24 months through January 5, 2027 with the following contractors to provide on­call transportation consulting services, in substantial conformance with the proposed contract amendment included as Attachment 4 of said CAO report, as approved by the City Attorney: i.  Cambridge Systematics ii.  IBI Group (Arcadis Corporation) iii.  Nelson/Nygaard Consulting Associates, Inc. c.  Reduce the total not­to­exceed expenditure limit by $7.065 million from $17.065 million to $10 million for the proposed agreements listed above. The cumulative total of the Notices to Proceed to these contractors shall not exceed the ceiling limit. Fiscal Impact Statement: The CAO reports that funding for these contracts will be provided by existing budget appropriations for this purpose. In addition, the contracts include a funding clause limiting the City’s obligation to make any payments unless the City shall have first made an appropriation of funds. There is no additional General Fund impact. - October 15, 2024 - from $17.065 million to $10 million for the proposed agreements listed above. The cumulative total of the Notices to Proceed to these contractors shall not exceed the ceiling limit. Fiscal Impact Statement: The CAO reports that funding for these contracts will be provided by existing budget appropriations for this purpose. In addition, the contracts include a funding clause limiting the City’s obligation to make any payments unless the City shall have first made an appropriation of funds. There is no additional General Fund impact. Financial Policies Statement: The CAO reports that the recommendations comply with the City’s Financial Policies as expenditures will be limited to the use of funds budgeted for this purpose. Community Impact Statement: None submitted TIME LIMIT FILE ­ OCTOBER 29, 2024 (LAST DAY FOR COUNCIL ACTION ­ OCTOBER 29, 2024)