City Council

(7) 24­1047 PUBLIC WORKS COMMITTEE REPORT relative to a Personal Services Contract with Gatekeeper Systems, for software maintenance and enhancement services of the Field Automation For Sanitation Trucks (FAST) application and related NaviGate suite of products and integrations. Recommendation for Council action: AUTHORIZE the Board of Public Works (BPW), or two members, on behalf of the Bureau of Sanitation, to execute the sole source Personal Services Contract with Gatekeeper Systems, for software maintenance and enhancement services of the FAST application and related NaviGate suite of products and integrations for a five­year term, with two three­year renewal options, and an option to extend on a month­to­month basis for six months to be exercised at the City’s sole discretion, for a total potential term of 11 years and six months, with a total maximum not to exceed contract amount of $2,529,000, and has been previously approved by the BPW. The City Attorney approved the contract as to form. Fiscal Impact Statement: The City Administrative Officer (CAO) reports that the execution of the Contract will result in expenditures of up to $2,529,000 over the potential 11­year and six­month term. There is no impact to the General Fund as funding for the project will be provided from the Sewer Construction and Maintenance Fund (SCM). All as­needed services will be identified on a project­by­project basis and funded by the SCM, subject to availability and inclusion in the annual budget. The non­ discretionary annual maintenance will be provided from SCM funds. First year obligatory funding totaling $100,000 are budgeted in SCM Fund No. 760/50/50YX82 and sufficient to offset first year contract costs. Future funding is contingent upon Council and Mayor approval of the funding for the Contract as part of the annual budget process. The Contract includes an obligation limitation clause which limits the City’s obligation to make payments to funds which have been appropriated for the stated purpose. Financial Policies Statement: The CAO reports that the above recommendation complies with the City’s financial policies in that expenditures of special funds are limited to the mandates of the funding source. Community Impact Statement: None submitted TIME LIMIT FILE ­ OCTOBER 29, 2024 (LAST DAY FOR COUNCIL ACTION ­ OCTOBER 29, 2024) - October 22, 2024 - Financial Policies Statement: The CAO reports that the above recommendation complies with the City’s financial policies in that expenditures of special funds are limited to the mandates of the funding source. Community Impact Statement: None submitted TIME LIMIT FILE ­ OCTOBER 29, 2024 (LAST DAY FOR COUNCIL ACTION ­ OCTOBER 29, 2024)