City Council

(8) 24­1185 PUBLIC WORKS COMMITTEE REPORT relative to a Personal Services Contract with Hitachi Energy USA Inc., for software maintenance of the Bureau of Sanitation (BOS) Computerized Maintenance System and related products and integrations. Recommendation for Council action: AUTHORIZE the Board of Public Works (BPW), or two members, on behalf of the BOS, to execute the proposed sole source Personal Services Contract with Hitachi Energy USA Inc., for software maintenance of Ellipse and related products and integrations for a five­year term, with two three­year renewal options, and an option to extend on a month­to­ month basis for six months to be exercised at the City’s sole discretion, for a total potential term of 11 years and six months, which has been previously approved by the BPW. The total maximum not­to­exceed contract amount is $8,125,451 for the services, and authority to execute is subject to the City Attorney approval as to form. Fiscal Impact Statement: The CAO reports that the execution of said Contract will result in expenditure of up to $8,125,451 over the potential 11­year and six­month term. There is no impact to the General Fund as funding will be identified on a project­by­project basis from the Sewer Construction and Maintenance Fund (SCM), subject to availability and included in the annual budget. A total of $180,000 is budgeted for this purpose in the SCM in 2024­25 to offset the Fiscal Year costs of $175,634. Future funding is contingent upon Council approval of the funds as part of the annual budget process. The Contract includes an obligation limitation clause which limits the City’s obligation to make payments to funds which have been appropriated for the stated purpose. Financial Policies Statement: The CAO reports that the above recommendation complies with the City’s financial policies in that expenditures of special funds are limited to the mandates of the funding source. Community Impact Statement: None submitted TIME LIMIT FILE ­ DECEMBER 1, 2024 - October 22, 2024 - funds which have been appropriated for the stated purpose. Financial Policies Statement: The CAO reports that the above recommendation complies with the City’s financial policies in that expenditures of special funds are limited to the mandates of the funding source. Community Impact Statement: None submitted TIME LIMIT FILE ­ DECEMBER 1, 2024 (LAST DAY FOR COUNCIL ACTION ­ NOVEMBER 22, 2024)