City Council

(6) 24­1184 PERSONNEL, AUDITS, AND HIRING COMMITTEE REPORT relative to the proposed First Amendment to the First Amended and Restated Professional Services Agreement, Contract No. C­139210, with UL Verification Services Inc. (UL Verification Services) to provide an electronic health records system. Recommendation for Council action: AUTHORIZE the General Manager, Personnel Department, to execute the First Amendment to the First Amended and Restated Professional Services Agreement No. C­139210 with UL Verification Services to: a.  Increase the expenditure authority by $397,228 resulting in a not­to­ exceed compensation of $932,228. b.  Extend the term by two years for a revised term effective September 30, 2021 through September 29, 2026. c.  Amend the Scope of Work regarding implementation and training. d.  Update the City’s standard contracting provisions to include the Standard Provisions for City Contracts (Rev.6/24)[v.1], subject to approval as to form by the City Attorney. Fiscal Impact Statement: The City Administrative Officer (CAO) reports that funding is available in the 2024­25 Adopted Budget within the Wednesday - October 23, 2024 - 30, 2021 through September 29, 2026. c.  Amend the Scope of Work regarding implementation and training. d.  Update the City’s standard contracting provisions to include the Standard Provisions for City Contracts (Rev.6/24)[v.1], subject to approval as to form by the City Attorney. Fiscal Impact Statement: The City Administrative Officer (CAO) reports that funding is available in the 2024­25 Adopted Budget within the Personnel Department’s Contractual Services Account ($190,975) within the line item titled Occupational Health Management Software. Financial Policies Statement: The CAO reports that as budgeted funds are available to support the proposed Agreement and expenditures, and future year expenditures are limited to the appropriation of funds, the recommended action complies with the City's Financial Policies. Community Impact Statement: None submitted. TIME LIMIT FILE ­ DECEMBER 1, 2024 (LAST DAY FOR COUNCIL ACTION ­ NOVEMBER 22, 2024)